現在、多くの国において都市封鎖や外出自粛が余儀なくされており、ビジネスにとっても先行きが見えず、不安な状況が続いています。従業員の安全を保ちつつ経営を維持するために、規模に関わらず、企業は早急な変革が求められています。しかし、多くの企業が新たな困難に直面しています。
Facebookは、この前例のない状況の中で企業を支援すべく、様々な業界や地域の顧客からフィードバックを得ました。その結果、企業にって最も緊急性の高い支援内容は2つのカテゴリーに大別できることが分かりました。
- 重要な情報を全従業員にリアルタイムで共有し、全員が簡単に静的・動的問わずその情報へアクセスできるようにすること
- 自身の業務や私生活に与えるウイルスの影響に立ち向かう際に、会社が支援してくれている、耳を傾けてくれていると全従業員が感じられるようにすること
このような背景のもと、ビジネスがこの新型コロナウイルスの影響により上手く対処できるよう、いくつかの新機能を発表します。これらの新機能は、Facebookに寄せられたフィードバックを反映し、より良いリモートワークを実現、また今後もリモートワークが難しいエッセンシャルワーカー（社会を維持するために欠くことができない労働者）の支援を目的としてます。
Facebookは今後数か月間、この分野に注力を続け、チームのより良いコラボレーションを促進し、また、より質の高いビデオ会議が行えるよう、積極的な投資を行っていきます。今後数週間のうちに、さらなる施策についてお知らせする予定です。
より良い情報共有
企業にとって、リモートワークにおける課題の1つ、あるいは最も難しい課題は、正確かつリアルタイムな情報を従業員に効率的に共有することです。
企業側には、従業員が安全で働けるための支援や手続きの流れといった最新情報を、従業員が常に把握できるようにする大きな責任があります。同時に、企業のリーダーは、その情報が従業員の役に立ち、彼らの声が会社側に届いている感じているかどうか、適切な支援がなされていると感じているかどうかを確認したいと考えています。
情報ライブラリ：Workplace上で情報をまとめる
平均的な従業員は、週に9時間以上*1の時間を費やして、安全衛生に関するガイダンスや出張規定といった重要な企業情報を検索しています。私たちは、この問題を解決するソリューションを構築し、誰もが必要な時に容易に情報を得られるようにしたいと考えました。最新の人事ポリシーを探すことは難しく、ストレスの多いものであってはなりません。
*1 Top 3 Reasons Why We Spend So Much Time Searching for Information（英語のみ）
そこで、Workplace上に社内の情報をまとめることができる情報ライブラリ機能を提供開始しました。人事規則やリモートワークのアドバイスなど更新の少ないコンテンツを、1か所に作成、保存、共有することができ、従業員がどこにいても必要な情報を見つけ、簡単にアクセスできるようになります。
また、Workplaceはすでに従業員が作業を行うためのコミュニケーションツールとして使用されているプラットフォームであるため、この機能により最終的に静的・動的情報が1つにまとめられ、更新が簡単になります。
情報ライブラリは、XPOロジスティクスがニューヨーク市の緊急ロジスティクスを管理する上で重要な役割を果たしており、従業員がすでに使用しているWorkplace上で、公式情報にアクセスできるようにしています。
ヴァージン・アトランティック航空はすでに情報ライブラリを試験的に運用しています。ヴァージン・アトランティック航空 Communication Channelsのシニア・マネージャーであるSteve Clarke氏は次のように述べています。
「従業員が新型コロナウイルスに関する最新情報を得られるよう、1日もかからずに情報ライブラリを構築し、運用開始することができました。政府の規制に関する情報だけでなく、ヴァージン・アトランティック航空に関連する特定のポリシーやFAQを共有するために使用してます。」
「また、従業員向けサポートに関する情報も提供しています。情報ライブラリで公式情報を一元管理する一方、リアルタイムの情報共有や、従業員の意欲を高く保つために、Workplaceのグループ機能を活用しています。」
下書きの代理作成
企業が直面しているもう1つの問題は、従業員がリモート環境にいること、またアップデート情報が増え続けることに対応するために、社内のコミュニケーションプロセスの調整に苦労している点です。
同僚やリーダーが同じ社内にいる時には機能していたメカニズムの多くが、環境が変化したため、今は非効率になっていることに企業は気づき始めています。プロセスを効率化するために、個人が幹部に代わって下書きを作成し、それを幹部が承認、公開することができる下書きの代理作成機能を提供開始しました。この機能によって、正確な情報共有が合理化され、会社全体の意見をまとめることができるようになると考えています。
キャンペーン
リモートワークで働く従業員向けに、より良い社内コミュニケーションを実現するために加わったもう１つの新機能がキャンペーンです。
キャンペーンにより、それぞれの投稿のリーチやエンゲージメントを確認できます。従業員の共感が高いコンテンツを特定できる感情・心理指標が含まれており、その分析を通じて、より共感を集めるコンテンツを作成できます。
例えば、キャンペーン機能を活用して、新型コロナウイルスや在宅勤務に関する複数の投稿を公開し、従業員のモチベーションを把握するとともに、関連性の高い有益な情報を提供できているかどうかを確認することができます。キャンペーン機能は来週から利用可能です。
従業員の健康をサポート
私たちの2番目の優先事項は、リモートワークを推進する企業が、従業員の声に耳を傾け、フィードバックの機会を提供し、従業員の良好な状態を維持するための取組みを、より容易に行えるようにすることです。
新型コロナウイルスは、あらゆる人に何らかの影響を与えています。現在直面している私生活や業務上の様々な課題に対処できるよう、リーダーや同僚同士が互いに耳を傾け、支援しあえるような環境をWorkplace内で提供したいと考えています。
セーフティアラート
セーフティアラートを導入し、Workplaceのセーフティチェック機能を拡張しました。これにより、企業は従業員からの応答を求めることなく、発生した事案のアップデートや詳細情報に関するアラートを送ることができます。セーフティアラートは訓練や危機的な状況だけではなく、あらゆる重要な安全に関するお知らせにも活用できます。
このアラート機能のベータ版はいくつかの組織でこの新型コロナウイルスの状況下で使用され、日々更新されるガイダンスを従業員に通知しています。
Q&A 投稿
さらに、新しいタイプの投稿であるQ&A投稿を開発しました。この機能によって、企業は従業員が重要と考えていることを把握し、迅速なフィードバックを提供できるようになります。
従業員は質問を追加・投票できるようになり、社内における上位の懸念事項が明らかになります。
新しいリアクションとプロフィールフレーム
最後に、この新型コロナウイルスの影響によって離れ離れになった同僚との心理的距離を縮めることができる新しいリアクションとプロフィールフレームを紹介します。
新しいFacebookのリアクション（ハートを抱えた絵文字）がWorkplaceにも導入され、同僚の投稿やメッセージ、写真、動画に反応する際に使用することで、相手への思いやりや団結力を表現することができます。また、プロフィールフレームは、在宅勤務をテーマにしたプロフィール写真用のフレームで、離れていてもコミュニティの一部であると感じられるように既存のプロフィール画像に重ねて使用できます。
支援の気持ちを表現するフレームを使用したり、「うちでテレワーク」のフレームを使用して、お子様と仕事の必要なバランスを知らせたりすることができます。新しいフレームは同僚同士の理解を深めることを目的としています。
Q&A投稿は本日から、新しいリアクションとプロフィールフレームは5月中に、セーフティアラートは6月中に利用可能になります。
今回ご紹介した機能は、現在直面している喫緊の課題に対処しているWorkplaceコミュニティを支援するために開発された機能の第一段階にすぎません。
このニューノーマル（新しい常識）に対応していきながら、今後も仕事に役立つ新しい機能や製品についてお知らせして参ります。